Wie Tjara 92% von 78.000 monatlichen E-Mails automatisch erledigt
Kunde / Branche
Tjara GmbH
Versicherung
Projektumfang
300 Mitarbeiter in der Gruppe
4 Wochen
Tools
+190
Über das Unternehmen
Tjara ist ein Versicherungsmakler und Finanzberater für Privat- und Geschäftskunden. Das Unternehmen berät zu Versicherungen, Vorsorge und Finanzierung und verbindet unabhängige Marktvergleiche mit persönlicher Beratung und digitalen Services. Tjara ist an über 40 Standorten deutschlandweit vertreten.
Ich möchte ein Unternehmen so aufstellen, dass nicht jede Frage wieder auf meinem Schreibtisch landet. Dafür braucht es klare Abläufe, gute Systeme und Menschen, die Verantwortung übernehmen können. Was ich an Workspacer schätze: Sie denken Technik nicht isoliert, sondern als Teil dieses Zusammenspiels. Sie hinterfragen auch, wie wir arbeiten und ob ein Ablauf überhaupt sinnvoll ist, bevor sie ihn technisch umsetzen. Für mich macht genau das einen guten Partner aus: nicht einfach mehr Technik ins Unternehmen zu bringen, sondern dafür zu sorgen, dass die Arbeit dadurch tatsächlich einfacher wird.
Benjamin Adamietz
Geschäftsführer, Tjara
Herausforderung
Tjara bekommt aufgrund des umfangreichen Geschäfts sehr viel Korrespondenz per E-Mail. Um einen eingehenden Vorgang zu verstehen, müssen Mitarbeitende nicht nur den Inhalt der E-Mail und der Dokumente prüfen. Sie müssen auch den passenden Kunden finden und die jüngere Korrespondenz durchgehen. Erst dann lässt sich einschätzen, ob überhaupt etwas zu tun ist. Das kostet Zeit – und bei dieser Masse summiert sich der Aufwand enorm.
- Viel Korrespondenz: rund 78.000 E-Mails pro Monat
- Kunden und Kontext finden: die passende Kundenakte und frühere Korrespondenz prüfen
- Erst dann entscheiden: einschätzen, ob ein Vorgang bearbeitet werden muss
- Hoher Zeitaufwand: vorher rund 4 Minuten pro Vorgang
Lösung
Der OfficeAgent automatisiert den gesamten Teil: Er prüft jeden eingehenden Vorgang, erkennt den Inhalt, findet den passenden Kunden in den Systemen und berücksichtigt die jüngere Korrespondenz. Dann schätzt er ein, ob eine Tätigkeit notwendig ist. Fälle, die Tjara zur Prüfung geben möchte, leitet er an Mitarbeitende weiter. Die übrigen bearbeitet er selbst – etwa indem er Rückfragen an Kunden stellt, Informationen an Versicherer weiterleitet oder den Vorgang für die weitere Bearbeitung ablegt.
- Erkennt eingehende Vorgänge – unabhängig davon, was bei Tjara eingeht
- Ordnet den Kontext zu: findet den Kunden und berücksichtigt die jüngere Korrespondenz
- Schätzt den Handlungsbedarf ein: erkennt, ob jemand etwas tun muss
- Leitet gezielt weiter: gibt die vorgesehenen Fälle an Mitarbeitende
- Bearbeitet selbst: stellt Rückfragen, leitet Informationen an Versicherer weiter und legt Vorgänge ab
78.000
E-Mails pro Monat
4 Minuten
bisheriger Aufwand pro Vorgang
92%
vollständig automatisch verarbeitet
Mehr Zeit für Kunden statt für die Inbox.
92 % aller Vorgänge erledigen sich automatisch. Die Mitarbeitenden müssen nur noch die übrigen 8 % bearbeiten – und können die gewonnene Zeit für die persönliche Kundenbetreuung und andere Aufgaben einsetzen, bei denen ihre Expertise besonders wichtig ist.
- 92 % erledigen sich von selbst – rund 71.760 E-Mails pro Monat
- 8 % bleiben für Mitarbeitende – rund 6.240 E-Mails pro Monat
- Rund 4.784 Stunden pro Monat entsprechen rechnerisch dem bisherigen manuellen Aufwand für die automatisierten Vorgänge
Warum Workspacer
Was andere erst aufbauen müssen, bringen wir bereits mit.
DSGVO-konform. Sicherheit ist bei uns eine Grundvoraussetzung.
+190
KI-Tools
Direkt einsetzbares Ökosystem mit 190+ KI-Tools.
Wir bringen den fertigen Werkzeugkoffer mit. Für jeden Prozessschritt wählen wir das beste Modell und die beste Technologie. Sie müssen keine eigenen Tools beschaffen, Lizenzen verwalten oder internes Spezialwissen aufbauen.
Wir liefern in Wochen, nicht in Jahren.
Unsere eigens entwickelten Methodiken, vorhandene Infrastruktur und einsatzbereite Technologien bringen Prozesse schneller als jeder andere von der Analyse in den produktiven Betrieb. Nicht erst nach monatelangen Konzeptphasen.
4–6 Wochen bis Go-Live
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FAQs
Häufige Fragen. Klare Antworten.
Alles, was Sie über KI-Prozessautomatisierung mit Workspacer wissen müssen. Ihre Frage fehlt? Sprechen Sie uns an.
Nein, Sie müssen noch keinen konkreten Anwendungsfall kennen. Im Vor-Ort-Workshop finden wir mit Ihren heraus, wo KI Ihr Team spürbar entlasten kann. Wir priorisieren die Handlungsfelder nach Geschäftsnutzen und übersetzen die Potenzialanalyse in konkrete Empfehlungen. So wird aus „Wir möchten KI nutzen“ ein klarer Ansatz für Ihr Unternehmen bei dem wir Sie begleiten.
Unsere Beratung endet nicht beim Konzept. Wir verbinden strategische Potenzialanalyse und fundierte Prozessberatung mit technischer Implementierung und laufendem Betrieb. So erhalten Sie nicht nur Empfehlungen, sondern einen Partner, der Verantwortung für die Umsetzung übernimmt und Ihre Lösung über den Go-live hinaus begleitet.
KI-Tools unterstützen Ihre Mitarbeitenden, nehmen ihnen die Arbeit aber nicht automatisch ab. Eine KI formuliert beispielsweise die E-Mail, während Ihr Team den Vorgang weiterhin bearbeitet. Wir automatisieren den End-to-End Prozess dahinter und schaffen so Kapazitäten für wertschöpfende Aufgaben.
Die Automatisierung soll sich für Sie rechnen, nicht nur technisch überzeugen. Deshalb machen wir vor der Umsetzung greifbar, wie viel Arbeitszeit frei werden kann und welche Kosten dem gegenüberstehen. Ein konkreter Business Case zeigt Ihnen, wann sich die Investition voraussichtlich auszahlt und welche Kapazitäten Ihr Team zurückgewinnt.
Wir binden Ihre bestehenden Systeme an und bringen die passenden KI-Tools und Technologien aus unserem Workspacer-Ökosystem mit. Auswahl, Integration und Betrieb übernehmen wir. Dabei automatisieren wir die Arbeitsschritte hinter Ihren bestehenden Abläufen und optimieren dort, wo zusätzlicher Mehrwert entsteht. Ihr Team arbeitet in vertrauten Systemen weiter, während manuelle Aufwände entfallen.
Vertrauen entsteht durch nachvollziehbare Schutzmaßnahmen, nicht durch pauschale Versprechen. Deshalb berücksichtigen wir Datenschutz und Sicherheit von der ersten Prozessanalyse bis zum laufenden Betrieb. Ihre Daten werden im Workspacer-Ökosystem mandantengetrennt verarbeitet und gespeichert. Die eingesetzten Tools und Dienste nutzen wir DSGVO-konform. Welche Schutzmaßnahmen zum Einsatz kommen, machen wir für Sie transparent und nachvollziehbar.
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Ein Business-Case, der sich rechnet. Belegt durch Ergebnisse unserer Kunden.
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KI-Prozessautomatisierung für Unternehmen — Workspacer
Workspacer ist Europas größte KI-Boutique für Prozessautomatisierung. Wir automatisieren Geschäftsprozesse, die heute noch manuell erledigt werden — von der Rechnungsprüfung über die Datenübertragung zwischen Systemen bis zur Bearbeitung wiederkehrender Anfragen.
Weniger Routine. Mehr Wachstum. Zuverlässiger Betrieb.
Als Ende-zu-Ende-Dienstleister übernehmen wir Beratung, Umsetzung und Betrieb aus einer Hand — inklusive eigenem Ökosystem aus 190 KI-Tools, DSGVO-konform und mandantengetrennt ab Tag 1. Ein kompletter Prozess ist im Schnitt in 4–6 Wochen einsatzbereit, nicht in Monaten oder Jahren. Im Einsatz bei Unternehmen aus Versicherung, Automobilbranche und öffentlicher Verwaltung.
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